『誰に（何に）対して』：
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『お申し出内容』
「事故後レンタカーを東京海上で手配してもらいました。禁煙車をとお願いしましたが、そのレンタカーからタバコのにおいがします。年式も古そうなクラウンで沢山の人が使っているせいでしょう。
タバコの臭いさえしなければ何でも構わないのに、何かクレーマーのように思われてはいないでしょうか？」
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『ご対応方法』
タバコの臭いがすると、奥さまが頭痛をするということから禁煙車をご希望でした。
保険会社で手配したにものであり、禁煙車であれば何でも構わないというご希望を満たしておらずお詫びしました。
すぐにレンタカーの取り替えの段取りを組むようレンタカー手配センターへ発注しました。
しかし、その際にも手配センターの者と、元のレンタカー会社の担当者と、次のレンタカー会社の担当者、３者がそれぞれお客様対応するなかで、誤解を招くような言葉使い・対応があり、お客様は自分がクレーマーとして扱われているという印象を持たせてもしまいました。
禁煙車という第一のニーズを満たしていないためのお困りのご連絡でしたのに、複数の人間が関わる内に連絡が混乱しました。
まるでこのお客様が『車種や年式やグレードにも不満があって過剰要求を押し付けてくるお客様』かのような対応となっていってしまい、お客様にかえって余計に不愉快な想いをさせてしまいました。
代理店よりお客様へお電話しました。
「レンタカー特約のあるお客様へ保険会社が提供したレンタカーとして、禁煙車という希望も満たせないのでは困る。ここはお客様の望む以上のスピーディーなサービスをして期待に応えてもらいたい。」という依頼をしたことが、担当者の気負いの裏返しとなってしまったことをご説明し、ご納得を頂きました。
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『反省点・再発防止策』
レンタカーセンターやレンタカー会社というように、窓口が複数になることはやむを得ませんが、 何か先入観をもってお客様のお話を伺うことは失礼です。
代理店ができるだけ広くお客様とのパイプ役をになっていれば、このような事態も防げたかもしれません。
お客様が心情を打ち明けてくださいましたのでわかったことですので、今後も本音を仰っていただける窓口として代理店を頼って頂けるパートナーでありたいと思います。