『誰に（何に）対して』：代理店・保険会社
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『お申し出内容』
口座振替不能を知らせる葉書が届いた。口座はちゃんとあるし、残高も充分なのに何故だ？とのお声をいただきました。
当社にて口座情報を間違えて打ち込んでしまい、銀行で口座確認した際、該当口座無しとなってしまっことによる事件でした。原因が判明した際にすぐに対応に動いたのですが、既にお客様に振替不能通知葉書が自動的に発送された後でした。
事実をお客様にお伝えしお詫びしましたが、お客様に何の責任もない案件で保険が無効になるかも知れないという通知が届くのは納得できないので、そのことについてきちんと保険会社から説明を聞かせてもらいたいの申し出を受けました。
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『対応方法』
前述の通り当社から事実をお伝えしお詫びした上で保険会社担当社員がお客様のところに出向き改めてお詫びし、改めて書面にて事実関係をご報告すると言うことでご納得を得ました。
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『反省点・再発防止策』
届け出口座が間違っていたり不鮮明であったりすると口座振替設定そのものが出来ないために保険会社に口座振替書類を送り込む前に金融機関に赴き情報に間違いないことを確認しデータ打ち込みを実施するのが我が社の手順になっておりました。口座内容確認をしないでそのまま保険会社に振替依頼書を送り込む代理店が殆どなのですが、我が社は口座手続きが遅れることにより、万が一口座情報に間違いがあり、手続きが完了するのが遅れることを防止するために作製した手順でしたが裏目に出てしまったものです。
チェックも４重になっていたのですが、今回そのいずれにも引っかからず間違ったデータが登録されてしまったことをうけ、改めて詳細チェック項目を増やして体制を強化し、手順を生かしたまま再発防止に努めることといたしました。