自動継続について

『誰に（何に）対して』：代理店・保険会社
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『お申し出内容』
手の平？を骨折され、今年はもうゴルフは出来ないとゴルファー保険の自動継続停止のご依頼を受け、自動継続停止の書類を郵送しご返送頂き手続きは完了したが、契約者本人より、「ゴルファ保険の自動更新停止の書類を返送したのに証券が来ている、どうなっているんだ！」、とお怒りの電話を受けた。
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『ご対応方法』
経緯を調べてみると、書類を支社に送り込んだのが週末、支社で確認したのが土日を挟んでだ月曜日。
更新停止の計上が入ったのが火曜日。（これは通常の流れです）
自動計上が入ったのが前日の月曜日。
（自動継続は気を付けなければ、余裕を持ったつもりだったが、ぎりぎり間に合わなかった）
何とか請求を止めてもらいました。
契約者さまには、システム上、証券は発送されてしまいましたが、更新停止になっており保険料は振り替えられませんのでご安心ください、ご心配おかけいたしましたと、お詫びしました。
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『反省点・再発防止策』
お申し出をメンバーで共有しました。