保険料の口座振替について

『誰に（何に）対して』：　代理店スタッフ
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『お申し出内容』
「月々でお支払をしている保険料を、１年分お支払してしまいたいのですが可能ですか？とお問い合わせして、指示通りの金額をお振込したのですが、今月記帳をしたら引き落とされていました。落ちないと思っていたのですが、確認をいただけますか？」
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『ご対応方法』
口座引き落としについては金融機関への通知の都合上、当月のお引落処理へ反映させるには月初までの対応が必要でした。その締切日についてお客様へのご説明が足りなかったため締切日後の入金となり、今月分のお引落が止まらず、（今月分も含めて一括でお支払を頂きましたのに）重複して今月分の保険料を頂戴する形となってしまいました。
保険会社へ報告のうえ、今月お引落分を速やかにお取引口座へお返しさせていただくこととしました。お客様にもご説明を致しまして、ご納得いただきました。
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『反省点・再発防止策』
ご対応の期日があるものについては確認の上、きちんとご説明をするよう社内で意識付けを行いました。